Para integrar Conexia Infinity con HubSpot se conectan ambas plataformas mediante API. Una vez configurada la integración, el equipo puede llamar desde la ficha de un contacto, ver quién llama antes de responder, registrar cada conversación de forma automática y consultar su grabación, siempre que esta función esté activada y permitida para el usuario.
¿Qué puedes hacer desde HubSpot con Conexia Infinity?
La integración evita que el equipo tenga que copiar números, buscar contactos o anotar cada llamada a mano. La telefonía sigue gestionándose con Conexia Infinity, mientras que HubSpot conserva el historial comercial y de atención al cliente.
Estas son las funciones principales:
- Click-to-call: el usuario pulsa sobre el número guardado en HubSpot y Conexia Infinity inicia la llamada.
- Registro automático: la llamada queda asociada al contacto correspondiente, con datos como fecha, hora, sentido y duración.
- Apertura de la ficha: cuando entra una llamada de un número reconocido, aparece el contacto relacionado para consultar su historial.
- Acceso a la grabación: si la grabación está habilitada, el usuario autorizado puede abrirla desde la actividad registrada.
- Seguimiento compartido: ventas, soporte y administración pueden consultar las interacciones según sus permisos.
¿Cómo funciona el click-to-call desde un contacto?
El click-to-call convierte el número de teléfono de HubSpot en una acción de llamada. El usuario entra en la ficha, pulsa el número y Conexia Infinity cursa la comunicación con la extensión o dispositivo que tenga asignado.
El flujo habitual tiene cuatro pasos:
- El usuario abre un contacto o una empresa en HubSpot.
- Pulsa el botón o enlace de llamada.
- Conexia Infinity identifica al usuario y su extensión.
- La llamada se inicia y, al terminar, se envían sus datos al CRM.
Es importante guardar los teléfonos con prefijo internacional, por ejemplo +34 para España. Un formato uniforme reduce duplicados y facilita que una llamada entrante encuentre la ficha correcta.
¿Qué información se registra después de cada llamada?
Al finalizar la conversación, la integración envía a HubSpot los datos definidos en la configuración. Como mínimo, conviene registrar el número, el usuario que atendió o llamó, la fecha, la hora, la duración y si la llamada fue entrante o saliente.
La actividad se vincula al contacto localizado por su número. Si existen varios registros con el mismo teléfono, debe establecerse una regla para tratar duplicados. Si el número no existe, la llamada puede quedar como actividad sin asociar o utilizarse para iniciar la creación de un contacto, según el flujo configurado.
También se pueden diferenciar llamadas contestadas, no atendidas o rechazadas. Estos estados ayudan a crear tareas de devolución de llamada y a revisar oportunidades que siguen pendientes.
¿Cómo aparece la ficha cuando entra una llamada?
Cuando Conexia Infinity recibe una llamada, consulta el número de origen y solicita a HubSpot el contacto relacionado. Si encuentra una coincidencia, muestra o abre la ficha para que el usuario vea el nombre, la empresa, las oportunidades abiertas y las notas anteriores.
Este proceso depende de tres elementos: que el número esté bien guardado, que el usuario tenga permisos sobre el contacto y que la extensión de Conexia Infinity esté vinculada al usuario correcto de HubSpot. Antes de activar la integración para todo el equipo, conviene probar llamadas con números nacionales, internacionales, ocultos y no guardados.
¿Cómo se accede a la grabación desde HubSpot?
Si la empresa tiene activada la grabación en Conexia Infinity, la actividad puede incluir un acceso al archivo de audio. No es necesario descargar y subir manualmente cada conversación. La disponibilidad dependerá de la política de grabación, los permisos asignados y el periodo de conservación establecido.
Las grabaciones no deberían quedar visibles para todos los usuarios por defecto. Es recomendable limitar el acceso por funciones, por ejemplo a responsables de atención, supervisores o personal autorizado. La empresa también debe informar de la grabación cuando corresponda y definir su base jurídica, finalidad y plazo de conservación conforme a la normativa aplicable.
¿Cómo se realiza la integración mediante API?
La API permite que Conexia Infinity y HubSpot intercambien información de forma controlada. HubSpot autoriza el acceso a los datos necesarios y Conexia Infinity envía o consulta eventos de telefonía. La conexión no debería usar la contraseña personal de un empleado, sino un método de autorización específico y revocable.
La configuración práctica incluye estos pasos:
- Autorizar la conexión: habilitar el acceso a contactos y actividades con los permisos mínimos necesarios.
- Relacionar usuarios: asociar cada usuario de HubSpot con su extensión de Conexia Infinity.
- Normalizar teléfonos: usar un formato común para que las búsquedas sean fiables.
- Definir eventos: decidir qué ocurre al iniciar, contestar y terminar una llamada.
- Configurar el registro: seleccionar los datos que se guardarán en la actividad.
- Aplicar permisos: determinar quién puede llamar, ver actividades y abrir grabaciones.
- Hacer pruebas: comprobar llamadas entrantes, salientes, no atendidas y contactos duplicados.
Los eventos pueden transmitirse mediante llamadas a la API y notificaciones automáticas. Por ejemplo, al terminar una conversación, Conexia Infinity comunica el identificador de la llamada, busca el contacto por su teléfono y crea la actividad vinculada. Si hay grabación, añade un acceso protegido para los usuarios autorizados.
¿Qué debes revisar antes de activar la integración?
Empieza con dos o tres usuarios de perfiles distintos. Realiza al menos una llamada entrante, una saliente y una no atendida por usuario. Comprueba que la ficha abierta es correcta, que la duración coincide y que los permisos impiden accesos no autorizados.
También conviene revisar los duplicados en HubSpot, las extensiones sin usuario y los contactos sin prefijo. Documenta quién administra la integración y qué debe hacerse cuando una persona cambia de extensión, departamento o permisos.
Conexia Infinity también puede integrarse con otros CRM utilizados por pymes, como Odoo y Zoho. La lógica es similar: identificar al contacto, facilitar la llamada y guardar la actividad en su historial. La configuración concreta depende de la API, los campos y los permisos disponibles en cada plataforma.